Tietosuojaseloste

Hammasasema Dentinalin potilasrekisterin tietosuojaseloste ja informointilomake

Rekisterinpitäjä
Potilasrekisterin pitäjä on: HAMMASASEMA DENTINAL OY
Rekiserinpitäjän yhteystiedot ovat: Kauppakaari 4 04200 Kerava
Puhelinnumero: 09-2425911
Potilasrekisterin vastuuhenkilöt
Potilasrekisterin vastuuhenkilöinä toimii Hammasasema Dentinal Oy:n toimitusjohtaja ja vastaava hammaslääkäri säännösten ja määräysten mukaisesti. Potilasrekisterin tietosuojavastaava ja potilasasiamies on Ulla Salo.
Rekisterin yhteyshenkilöt

Potilasrekisterin yhteyshenkilöt ovat henkilöitä, jotka hoitavat käytännössä potilasrekisteriin liittyviä tehtäviä kuten esimerkiksi virheen oikaisua ja tarkastusoikeuden käyttämistä koskevat pyynnöt. Potilasrekisterin yhteyshenkilöt ovat potilasta hoitavia toimenpiteen tai tutkimuksen suorittavia vastuuhenkilöltä.
Rekisterin nimi
Rekisterin nimi on potilasrekisteri
Yhteisrekisteri eri itsenäisten rekisterinpitäjien välillä
Hammasasema Dentinal Oy:n potilasrekisteri on sen toimintayksiköissä yhteiskäytössä niiden terveydenhuollon ammattihenkilöiden kesken, jotka toimivat joko itsenäisinä ammatinharjoittajina tai erillisten yritysten kautta palvelun tuottajina Hammasasema Dentinal Oy:n tiloissa.
Rekisterin pitämisen peruste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
- potilaan tutkimus ja hoito
- asiakkaan terveyden edistäminen ja hoidon suunnittelu
- potilasrekisterin tietoja käytetään vain siihen tarkoitukseen, joka sille on määritelty, ellei laissa ole toisin säädetty. Potilasrekisteritietoja saa käyttää rekisterinpitäjän tutkimuksen ja laadun kehittämiseen ja varmistamiseen tai erillisellä luvalla tieteelliseen tutkimukseen virannomais säännösten mukaisesti.
Potilasrekisteriin tallennetut tiedot
- potilaan nimi, henkilötunnus ja yhteystiedot
- kotikunta, asiointikieli, kotimaa, kelakorvausoikeus
- potilaan nimeämä omainen tai alaikäisen huoltaja
- potilaan hoidon kannalta tarpeelliset terveydentilatiedot
Potilasasiakirjojen laadinnassa noudatetaan viranomaismääräyksiä ja tiedot muodostavat loogisen kokonaisuuden. Tallennettavat potilastiedot laaditaan siten, että sisäinen käyttö ja luovutukset ulkopuolisille voidaan jatkohoitotilanteissa toteuttaa potilaslain ja muun lainsäädännön salassapitomääräyksiä noudattaen. Potilasasiakirjojen käsittelyssä noudatetaan henkilötietolain huolellisuus ja suojaamisvelvoitteiden ja tarpeettomuus ja virheettömyysvaatimusten mukaisesti.
Säännönmukaiset tietolähteet
- potilaan itsensä ilmoittamat tiedot
- huoltajan tai holhoojan tai yleisen edunvalvojan ilmoittamat tiedot
- hoito- ja vastaanottohenkilökunnan tallentamat hoidon yhteydessä muodostuneet tiedot
- muilta terveydenhoitoyksiköiltä saadut potilastiedot (lähetteellä, palvelusetelillä yms. potilaan suostumuksella luovutetut tiedot)
- potilaan suostumuksella tehdyn Kanta haun välityksellä saadut tiedot
Potilastietojen luovuttaminen

Potilastiedot ovat salassa pidettäviä ja henkilökunnalla on salassapitovelvollisuus. Potilastietoja voidaan luovuttaa:
- potilaan suostumuksella. Jos potilaalla ei ole edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä, tietoja saa antaa myös laillisen edunsaajan suostumuksella
- lainsäädännön perusteella
- tieteellisen tutkimuksen tekoa varten STM:n luvalla (PotilasL 4luku 13§:n 4.mom.)
Potilastietojen säännönmukainen luovuttaminen

Terveydenhuollon valtakunnallisia rekistereitä ylläpitäville viranomaisille tutkimus-, suunnittelu-, ja tilastointitarkoitusta varten. (Laki terveydenhuollon valtakunnallisista henkilörekistereistä 3§ ja tartuntatautilaki 23a§)
Jatkohoitotilanteissa potilaan suullisella potilasasiakirjoihin merkityllä suostumuksella voidaan luovuttaa tietoja toiselle terveydenhuollon toimintayksikölle tai terveydenhuollon ammattihenkilölle.
Potilaan suostumuksella (mm. korvaus hakemukseen käsittelyä varten, maksusitoumukseen perustuen) tai nimenomaan lainsäädännön perusteella tietoja voidaan luovuttaa vakuutusyhtiölle.

Potilaan sähköiset reseptit tallentuvat Reseptikeskukseen , jonka rekisterinpitäjänä toimii Kela. Potilas voi kieltäytyä sähköisestä reseptistä, jolloin hänelle annetaan paperiresepti, tällöin mitään reseptitietoa ei välitetä Reseptikeskukseen.
Sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä annetun lain(159/2007)”asiakastietolaki” perusteella arkistoidaan ammattilaisten kirjaama jatkuva potilaskertomus Kelan ylläpitämään Kanta-palveluiden Potilastiedon arkistoon. Lisätietoa www.kanta.fi.
Potilastietojen käyttö ja suojaamisen yleiset periaatteet

Noudatetaan lainsäädännön yleisiä periaatteita.
Potilastiedot ovat salassa pidettäviä. Potilastietoja ei saa luovuttaa sivullisille. Potilastietoja voivat käyttää ainoastaan potilaan hoitoon ja siihen osallistuneet henkilöt. Rekisterinpitäjän ylin johto päättää organisaatiossa ratkaisuista ja antaa potilasrekisteristä käyttöoikeudet työntekijöille potilasrekisteriin siinä laajuudessa kuin työtehtävät sitä edellyttävät.
Potilastietojen suojaaminen ja säilytystapa:
Potilastietoja käsitellään automaattisen tietojenkäsittelyn avulla. Käytössä on Entteri Oy:n hammashoitoon toteuttama Assisdent ohjelmisto, joka vastaa ohjelmiston tietoturvasta ja Kansallisen arkiston (Kanta) tiedonsiirrosta. (SSL) Tiedostossa olevia tietoja käytetään käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla tai henkilökortilla kirjautumalla. Potilasrekisteri on suljettu ulkopuoliselta käytöltä. Manuaalinen arkisto säilytetään ja arkistoidaan ja hävitetään lainsäädännön ja annettujen asetusten mukaisesti.
Rekisteröidyn tarkastusoikeus

Potilaalla on oikeus tarkastaa itseään koskevat potilasmerkinnät. (Henkilötietolaki 26§)
- Tarkastus toteutetaan viivytyksettä.
- Tarkastusoikeus voidaan evätä ainoastaan poikkeustapauksissa silloin kun tiedon antaminen saattaisi aiheuttaa vakavaa vaaraa potilaan terveydelle tai hoidolle taikka jonkun muun oikeuksille.
Tarkastusoikeuden toteuttaminen ja organisointi:
- Pyyntö osoitetaan terveyspalveluista vastaavalle johtajalle kirjallisesti.
- Terveyspalveluista vastaava johtaja päättää tarkastusoikeuden myöntämisestä.
- Potilaan henkilöllisyydestä varmistutaan ja tarkastetaan ennen tietojen luovuttamista.
- Tiedot antaa terveydenhuollon toimintayksikön määräämä hammaslääkäri tai muu ammattihenkilö.
- Potilaalla on oikeus lukea ja tarkistaa itseään koskevat rekisteritiedot ja saada niistä halutessaan kirjalliset kopiot.
Tiedon korjaaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai potilaan pyynnöstä tai vaatimuksesta korjattava tai poistettava potilasrekisterissä oleva potilasrekisterin käsittelyn kannalta virheellinen, puutteellinen, tarpeeton tai vanhentunut tieto.

Tieto korjataan seuraavasti:
- Korjauspyyntö tulee tehdä kirjallisesti.
- Korjauspyyntö osoitetaan terveyspalveluista vastaavalle johtajalle, joka myös päättää korjauksen suorittamisesta.
- Mikäli potilaan vaatimus on oikeutettu, korjauksen tekee henkilö, joka on merkinnän alun perin suorittanut tai tämän henkilön estyessä; henkilö, jolle on annettu erityinen oikeus potilastietojen korjaamiseen.
- Terveydenhuollon ammattilainen päättää, mitkä tiedot ovat oleellisia kirjata. Mikäli potilas on erimieltä tiedon oikeellisuudesta, on potilaalla oikeus saada kirjallinen selvitys siitä, miksei hänen pyyntöönsä ole suostuttu. Potilaalla on tämän jälkeen oikeus alistaa terveydenhuollon ammattilaisen päätös tietojuojavaltuutetun toimiston ratkaistavaksi.
Menettely potilastietojen väärinkäytösten osalta

Potilaalla on oikeus pyytää lokitietojen tarkastusta epäillessään väärinkäytöstä. Pyyntö tehdään kirjallisesti ja se osoitetaan terveyspalveluiden johtajalle, joka päättää tarkastusoikeuden käyttämisestä.
Tietoturvallisuus

Olemme toteuttaneet teknisiä, fyysisiä, hallinnollisia ja organisatorisia suojatoimenpiteitä keräämiemme ja käsittelemiemme henkilötietojen suojaamiseksi. Turvatoimet on suunniteltu ylläpitämään asianmukainen taso tietojen luottamuksellisuuden ja saatavuuden varmistamiseksi. Tietoturvassa noudatamme annettuja asetuksia ja suosituksia.
Lisätietoja voit kysyä Sinua hoitavalta hammaslääkäriltä, hammashoitajalta tai suuhygienistiltä.